Changer de prestataire informatique : les principales étapes à suivre

Vous travaillez avec un prestataire informatique, mais les prestations de ce dernier ne répondent plus à vos besoins ? Ne vous en faites pas, il est toujours possible de changer de prestataire informatique. Vous devrez toutefois procéder avec méthode pour que la transition se fasse sans accro. On fait le point pour vous sur les principales étapes à suivre pour changer de prestataire informatique sans grande difficulté !

1— Faire le point sur l’existant

La première chose à faire avant de changer de prestataire informatique est de faire le point sur l’existant. Pour ce faire, il est impératif de réaliser :

• Un audit informatique de vos systèmes actuels: si vous faites face à un prestataire informatique expérimenté, ce dernier se proposera certainement de faire un audit de l’ensemble de votre infrastructure informatique avant de fournir ses services ;
• Une étude de la stratégie adoptée par votre entreprise: le nouveau prestataire doit connaître toutes les informations liées à la stratégie actuelle de votre entreprise afin de concevoir une stratégie plus efficace pour améliorer la performance de votre système ;
• Un examen approfondi de votre contrat actuel : il s’agira ici de déterminer les services contenus dans votre contrat actuel, mais non adaptés à vos besoins. Il faudra également vérifier l’existence d’une clause de réversibilité. Cette dernière détermine les engagements de votre prestataire d’infogérance actuel sur différents points importants tels que la transmission des informations et des actifs au nouveau prestataire.

2— Choisissez bien votre nouveau prestataire informatique

Comme vous le savez certainement, ce ne sont pas les prestataires informatiques qui manquent aujourd’hui. Il y en a tellement que choisir parmi eux peut très vite devenir un vrai casse-tête. Pour vous éviter un grand dilemme, voici les critères que vous devez prendre en compte pour bien choisir votre nouveau prestataire informatique :

• La proximité : question de bon sens, si votre entreprise est située sur le territoire Français, n’optez que pour un prestataire capable d’intervenir rapidement auprès de tous vos sites ;
• La transparence: un bon prestataire informatique fait de la transparence un principe « sacro-saint ». Assurez-vous dès les premiers échanges que votre nouveau prestataire comprenne bien ce que vous attendez de lui. Vérifiez par la même occasion s’il ne propose pas ses services à un prix au-dessus de la moyenne du marché ;
• La pertinence et la cohérence des services proposés: il s’agira d’évaluer la pertinence des solutions proposées par le prestataire par rapport à vos besoins ;
• La méthodologie: les prestataires informatiques les plus expérimentés prennent toujours le temps d’analyser la situation de leur futur client avant de proposer des solutions.

3— Transmission des informations

Le passage d’une société informatique à une autre implique la transmission de nombreuses informations, et plus particulièrement, celles portant sur les accès. Pour travailler efficacement, le nouveau prestataire doit connaître tous les détails sur le fonctionnement du système de sécurité de votre système informatique et avoir les pleins droits sur vos codes d’accès et les authentifications (nom d’utilisateur, adresse réseau, URL des connexions aux services Cloud…).

Toutes ses informations doivent être récupérées au moment de la résiliation du contrat avec votre ancien prestataire. Vous devriez obtenir en plus le schéma détaillé de votre réseau ainsi qu’un dossier d’architecture technique.

4— Mise en place du changement

Une fois que votre nouveau prestataire aura toutes les informations sur votre système informatique à disposition, la suite sera de bien organiser le changement. Pour ce faire :

• Définissez les services que vous attendez du nouveau prestataire. Reprenez tous les détails de ces services dans un contrat de maintenance informatique ;
• Informez tous vos collaborateurs sur les changements opérés en n’oubliant pas de préciser l’identité de votre nouveau prestataire (nom, coordonnées, méthodes de communication…) ;
• Organisez des formations pour aider votre personnel à se familiariser avec les nouveaux logiciels ou matériels préconisés par votre nouveau prestataire.

5— Évaluation après 3 mois de service

Les organisations qui décident de changer de prestataire de maintenance informatique oublient souvent cette dernière étape. Une évaluation après 3 mois de service vous servira à déterminer si les prestations de votre nouveau prestataire informatique répondent effectivement à vos besoins.

Cette évaluation devra prendre la forme d’une réunion où seront conviés les principaux responsables de votre système informatique et les représentants de votre nouveau prestataire. Elle devrait aboutir à un plan d’action permettant d’améliorer les points pouvant faire l’objet d’amélioration.