Quelles sont les clauses importantes d’un contrat de maintenance informatique ?
Si vous êtes un chef d’entreprise type TPE/PME, il est très important que vous soyez attentif à l’entretien de votre parc informatique. En effet, comment s’assurer que l’on effectue un travail de qualité si notre outil de travail menace à chaque instant de tomber en panne ?
Certains chefs d’entreprise décident de s’occuper eux-mêmes de leur parc informatique, cependant, cette attitude radine et pressée peut s’avérer, ironiquement, couteuse et chronophage. Voilà pourquoi il faut faire appel à une société externe d’infogérance, qui gérera les différents niveaux de support de la maintenance informatique.
Si vous prenez contact avec une telle société, il vous faudra impérativement vous mettre d’accord sur un contrat de maintenance informatique. Un tel contrat définit vos besoins, les solutions proposés, et les moyens et/ou résultats qui seront mis en place pour le bien-être de votre société.
Les clauses de base d’un contrat de maintenance informatique
Un contrat de maintenance informatique fait partie du droit commun : il n’y a donc normalement pas de clause obligatoire à intégrer, au sens strict. Cependant, un contrat détaillé, précis, efficace, vous permettra au maximum d’éviter les mésententes. On peut d’abord lister quelques clauses importantes :
- les noms des prestataires et du client, les noms des sociétés ;
- la forme juridique des entreprises ;
- le montant du capital social ;
- le numéro d’immatriculation (RCS) ;
- l’adresse du siège social ;
- le nom et le poste du représentant légal.
Les clauses plus spécifiques d’un contrat de maintenance informatique
De manière plus précise, le contrat doit inclure les modalités de collaboration et de rupture liées au contrat. Mieux vaut inclure une clause de résiliation claire, qui vous permette une sortie sans dommage. D’autres clauses importantes sont, par exemple :
- l’objet du contrat ;
- le coût détaillé de la prestation de service ;
- les modalités d’exécution de la prestation ;
- la durée du contrat : est-ce un contrat à durée déterminée ou indéterminée ? ;
- les modalités de rupture ;
- la clause de résiliation (susmentionnée) et/ou de sanction ;
- les obligations des parties.
Le contrat peut également comporter des clauses plus spécifiques, telles que :
- les règles déontologiques ;
- la clause de confidentialité ;
- la clause de non-concurrence ;
- les obligations de moyens et/ou les obligations de résultats.
Détail des clauses de confidentialité et des obligations de moyens/résultats
La clause de confidentialité est importante dans un contrat qui a trait à votre système informatique. Un technicien de maintenance aura accès à vos données et à celles de vos clients. C’est pourquoi il faut qu’il soit lié par une telle clause, afin que vous ne soyez pas en faute en cas de complication.
Les obligations de moyen et/ou de résultat sont également des éléments importants lorsque l’on établit un contrat de maintenance informatique. Cette clause engage le prestataire, soit sur les moyens qu’il va employer pour entretenir votre système informatique (argent, temps…), soit sur les résultats (a priori, un parc informatique en état de marche). Ça peut être les deux. A noter qu’un contrat de maintenance classique n’inclut pas la maintenance évolutive : le perfectionnement de vos logiciels.
Dans tous les cas, tout contrat de maintenance informatique avec un prestataire est fondé sur l’idée d’une coopération et même d’une volonté d’apprentissage. Votre prestation ne sera surement pas à niveau si vous décidez de ne pas écouter les préconisations des techniciens !
Le cahier des charges : assurer une prestation qui vous convienne parfaitement
L’établissement d’un contrat de maintenance informatique s’accompagnera de la rédaction d’un cahier des charges détaillé, faisant état de vos besoins et des solutions à apporter. On peut en dresser une liste :
- Les biens concernés : le cahier des charges contient une liste exhaustive des biens de votre parc informatique, ainsi que leurs caractéristiques et leur situation géographique ;
- Les prestations demandées ;
- Le choix obligation de moyens / obligation de résultats ;
- Les moyens mis à disposition par le gestionnaire (c’est vous) ;
- Les méthodologies d’intervention adoptées par le prestataire ;
- Les limites et exclusions de la prestation : par exemple, géographique ;
- Les contraintes imposées par l’exploitation du bien : horaires, sécurité des biens, exigences environnementales
- les tarifs appliqués lors d’une intervention…
Conclusion
Un contrat de maintenance informatique ne doit contenir aucune clause obligatoire, cependant, mieux vaut inclure les clauses de base, ainsi que les clauses plus spécifiques évoquées plus haut. Dans tous les cas, il est conseillé faire appel à un avocat afin de rédiger le contrat de la manière la plus efficace et claire, et ainsi éviter les désagréments ou les malentendus entre les parties.